Op basis van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) is een financiële instelling verplicht om haar klanten voortdurend te controleren. Dit betekent dat de zakelijke relatie met de instelling en de transacties van de klant moeten worden gecontroleerd. Om te voldoen aan de sanctiewet moeten financiële instellingen een administratieve organisatie en interne controlemaatregelen hebben opgezet. Dit alles wordt ook wel het monitoringproces genoemd.
Welke vormen van Wwft monitoring zijn er?
Wwft Monitoring kent de volgende vormen:
- Periodieke review
- Event-driven review
- Screening tegen sanctielijsten
- Transactiemonitoring
1. Periodieke review
Een periodieke beoordeling is in wezen een hernieuwd cliëntenonderzoek. Je werkt de informatie over de klant periodiek bij (op basis van risk-gebaseerde en adequate maatregelen). Indien nodig pas je het risk profiel van de klant dienovereenkomstig aan.
U hebt in uw beleid en procedures duidelijk beschreven hoe en hoe vaak een periodieke evaluatie plaatsvindt. Je hebt hiervoor een ( oprisk gebaseerde) rechtvaardiging.
De periodieke beoordeling volgt een cyclus per categorie risk : hoe hoger de risk, hoe frequenter en grondiger een beoordeling van de klantsituatie moet zijn. Dankzij voortdurende toetsing is het mogelijk om ongebruikelijke (transactie)patronen te ontdekken en te bepalen of er zich situaties hebben voorgedaan die een verhoogd risk risico met zich meebrengen.
In de praktijk zien we dus vaak dat banken hun klanten met een hogerisk -waarde minstens één keer per jaar beoordelen, terwijl klanten met een gemiddelde en lagerisk -waarde respectievelijk om de 3 en 5 jaar (of op basis van een vooraf bepaalde gebeurtenis) worden beoordeeld.
De frequentie en diepgang van een beoordeling hangt af van de risk. Daarom bepaalt de aanvullende risk beoordeling de nieuw vastgestelde beoordelingstermijn. Ook de uiteindelijke analyse van de beoordeling en de (hernieuwde) risk beoordeling zullen van invloed zijn op de doorlopende transactiemonitoring.
Als de klant of UBO aanvankelijk werd geïdentificeerd als eenPEP(Politically Exposed Person) en tijdens het onderzoek blijkt dat deze persoon niet langer een prominente politieke positie bekleedt, moeten de verscherpte maatregelen nog minstens een jaar worden toegepast. Deze periode kan per jurisdictie verschillen.
2. Event driven review
Een Event Driven Review is in feite een vernieuwd cliëntenonderzoek dat in gang wordt gezet door specifieke risk signalen. In uw beleid en procedures hebt u bepaald op basis van welke signalen een nieuw cliëntenonderzoek moet worden gestart.
Een signaal dat aanleiding kan zijn voor een Event Driven Review is bijvoorbeeld wanneer klant data in het handelsregister van de Kamer van Koophandel wordt bijgewerkt. Nieuwe klanten data kunnen aanleiding zijn voor een onderzoek, zoals een wijziging van het postadres naar een hoogrisk land, of de wijziging van een directeur die op een PEP-lijst staat.
Een Event Driven Review leidt tot een update van het cliëntprofiel en mogelijk de aanpassing van het risk profiel van de cliënt. Na een Event Driven Review stel je een nieuwe termijn vast voor een periodieke review.
3. Screening tegen sanctielijsten
Tijdens de toetsing aan sanctielijsten worden alle namen en andere relevante data van natuurlijke personen en legal entiteiten in cliëntendossiers (waaronder UBO, gemachtigde, begunstigde, etc.) gecontroleerd aan de hand van de EU en Nederlandse sanctielijsten. In de praktijk zien we vaak dat deze lijsten worden aangevuld met de Amerikaanse sanctielijsten OFAC. Screening van relaties vindt plaats bij klantacceptatie, periodieke toetsing, event driven toetsing en/of bij case van tussentijdse wijzigingen in het klantenbestand en sanctielijsten.
Transactiemonitoring
Transactiemonitoring is een maatregel om het witwassen van geld en de financiering van terrorisme te controleren. Je vertaalt de in de SIRA geïdentificeerde risico's op witwassen en terrorismefinanciering naar het transactiemonitoringproces. Bij het bepalen van het profiel van de klant risk houd je ook rekening met zijn verwachte transactiegedrag.
Je beschikt over de juiste procedures en processen om rekeningen, activiteiten en/of transacties van klanten te monitoren. Hierdoor kun je inzicht krijgen en houden in de aard en achtergrond van klanten en hun financiële gedrag. Je bent ook in staat om afwijkende transactiepatronen te detecteren, zoals ongebruikelijke transactiepatronen en transacties die door hun aard een hoger risk risico op witwassen of terrorismefinanciering met zich meebrengen. En u zult kunnen voldoen aan uw rapportageverplichtingen.
Het is belangrijk om transactiemonitoring te zien als aanvulling op de periodieke beoordeling.
Transactieprofiel
Voor elke cliënt moet je een transactieprofiel opstellen. Op basis van de kennis over de cliënt (cliëntprofiel) wordt beoordeeld of de transacties van de cliënt overeenkomen met het beeld dat de instelling heeft van de cliënt en het verwachte transactieprofiel.
Om het profiel risk te bepalen, kijken we naar de verwachte transacties en/of het verwachte gebruik van de rekening van een klant. Hierdoor kunt u adequaat controleren of de transacties die tijdens de duur van de relatie worden uitgevoerd, overeenkomen met uw informatie over de klant en zijn risk profiel.
Wanneer is er sprake van een ongebruikelijke transactie?
Een transactie wordt als ongebruikelijk beschouwd als er een vermoeden is van witwassen of financiering van terrorisme. Dit kan zijn omdat de transactie afwijkt van het transactieprofiel, maar ook het transactiegedrag zelf kan zorgen baren.
Als je concludeert dat een transactie ongebruikelijk is, moet je de voltooide of voorgenomen ongebruikelijke transactie onmiddellijk melden (zo snel mogelijk gezien de omstandigheden) nadat de ongebruikelijke aard van die transactie bekend is geworden.
Er zijn objectieve en subjectieve indicatoren. Bij een objectieve indicator is de aard van de transactie doorslaggevend. Als de transactie in een objectieve indicator past, is geen verdere beoordeling nodig omdat een Wwft melding moet worden gedaan in die case. Als de melding niet onder een objectieve indicator valt, kan de subjectieve indicator van toepassing zijn. In dat case beoordeel je de melding zelf en bepaal je of de melding onder de subjectieve indicator valt.
Wanneer moet je een ongebruikelijke transactie melden?
Er zijn verschillende omstandigheden waaronder je eenWwft melding moet doen.
- Wanneer je concludeert dat er sprake is van een ongebruikelijke transactie. Een melding van een voltooide of voorgenomen ongebruikelijke transactie moet onverwijld worden gedaan (zo snel mogelijk gezien de omstandigheden) nadat de ongebruikelijke aard van die transactie bekend is geworden.
- Als de customer due diligence niet de door de wet vereiste informatie heeft opgeleverd en er bovendien "aanwijzingen" zijn dat de klant in kwestie betrokken is bij het witwassen van geld of de financiering van terrorisme.
- Wanneer een bestaande klantrelatie wordt beëindigd omdat niet alle wettelijk vereiste informatie is verkregen en er bovendien "aanwijzingen" zijn dat de klant in kwestie betrokken is bij het witwassen van geld of de financiering van terrorisme.
Het niet melden van een ongebruikelijke transactie terwijl de instelling ervan op de hoogte is, is een economisch delict. Zodra een melding is gedaan, ben je verplicht de melding vertrouwelijk te behandelen.
Meer weten?
Leer meer over de Wwft, customer due diligence en transactiemonitoring door onze Wwft e-learnings te volgen. Een overzicht van onze Wwft cursussen vindt u hier.
Laatste inzichten
LEES VERDER